Een goede administratie hoeft niet ingewikkeld of overweldigend te voelen.
Wanneer uw documenten en cijfers correct bijgehouden worden, creëert dat niet alleen overzicht, maar ook rust en vertrouwen in uw onderneming.

Daarom begeleiden we u stap voor stap bij alles wat belangrijk is, op een heldere en begrijpbare manier 🌿

 

 

Inkomsten correct bijhouden

Als zelfstandige bent u verplicht om uw inkomsten zorgvuldig te registreren via een:

  • ontvangstenboek
    en/of
  • verkoopboek.

Daarnaast moeten verkoopfacturen aan een aantal wettelijke voorwaarden voldoen.

Wat moet er zeker op een verkoopfactuur staan?

✔️ Uw naam, adres en BTW-nummer
✔️ Naam en adres van uw klant
✔️ Eventueel het BTW-nummer van uw klant indien van toepassing
✔️ Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of goederen
✔️ Het aantal gepresteerde uren of geleverde aantallen
✔️ De prijs exclusief BTW
✔️ Het toegepaste BTW-tarief en het BTW-bedrag (indien van toepassing)

Een correcte factuur zorgt niet alleen voor een professionele uitstraling, maar voorkomt ook problemen bij controles of administratieve opvolging.

 

 

BTW-verplichtingen

Wanneer u een BTW-plichtige activiteit uitoefent, moet er normaal gezien elk kwartaal een BTW-aangifte worden ingediend.

Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen

Blijft uw jaarlijkse omzet onder €25.000?
Dan kan u eventueel kiezen voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.

Dit betekent:

✨ U moet geen kwartaal BTW-aangiftes indienen
✨ U rekent geen BTW aan uw klanten
✨ Maar u kan ook geen BTW recupereren op uw aankopen en kosten

Wanneer u onder deze regeling valt, moet u op uw facturen verplicht volgende vermelding opnemen:

“Vrijgesteld van BTW wegens kleine onderneming volgens artikel 56bis van het BTW-wetboek.”

 

 

Jaarlijkse BTW-listing

Ook wanneer u onder de vrijstellingsregeling valt, moet er jaarlijks nog een BTW-listing worden ingediend.

 Deadline:
Telkens vóór 31 maart van het jaar volgend op het inkomstenjaar.

 

 

Welke kosten houdt u best bij?

Veel ondernemers onderschatten hoeveel kosten professioneel ingebracht kunnen worden.
Een goed overzicht van uw kosten helpt om uw onderneming financieel gezond te houden én om fiscale voordelen optimaal te benutten.

Voorbeelden van beroepskosten

Handelsgoederen & materiaal

  • aankoopfacturen
  • materiaal
  • benodigdheden voor uw activiteit

 

 

Kosten van uw woning

Wanneer u van thuis uit werkt, kan een gedeelte van bepaalde kosten beroepsmatig ingebracht worden, zoals:

  • brandverzekering
  • onderhoudskosten
  • gas
  • elektriciteit
  • water
  • onroerende voorheffing

 

 

Sociale bijdragen & aanvullend pensioen

  • sociale bijdragen
  • VAPZ

 

 

Wagenkosten

Een gedeelte van volgende kosten kan ingebracht worden:

  • verzekering
  • onderhoud
  • verkeersbelasting
  • keuring
  • brandstof

Indien de wagen privé blijft, is het belangrijk om een rittenadministratie bij te houden met, dit kan eventueel met de app van driversnote:
✔️ datum
✔️ klant/bezoek
✔️ begin kilometerstand
✔️ eind kilometerstand
✔️ totaal aantal professionele kilometers

 

 

Communicatiekosten

Een professioneel gedeelte van:

  • gsm
  • internet
  • telefoon

 

 

Andere beroepskosten

Ook volgende kosten kunnen belangrijk zijn:

  • reclame en sponsoring
  • opleidingen en bijscholingen
  • restaurantkosten
  • relatiegeschenken
  • seminaries en events

Vergeet zeker niet de mogelijke tussenkomst via de KMO-portefeuille voor opleidingen.

 

 

Verkoopdocumenten die u bewaart

✔️ Dagontvangstenboek
✔️ Kopieën van verkoopfacturen
✔️ Ontvangsten en betalingen

 

 

Financiële administratie

Wanneer u met cash werkt, is het belangrijk om een kasboek bij te houden met:

  • contante ontvangsten
  • contante uitgaven

Belangrijk:
Privé en professioneel houdt u gescheiden.

Kosten voor uw zelfstandige activiteit betaalt u  nooit met uw privérekening. Dat zorgt voor meer duidelijkheid en voorkomt verwarring in uw boekhouding.

 

 

Digitaal werken: eenvoudiger en overzichtelijker

In deze steeds digitalere wereld moeten aankoop- en verkoopfacturen digitaal bijgehouden en opgeladen in een veilige online omgeving. Dit is namelijk verplicht door de overheid (peppol). 

Stel je voor: je hebt een prachtige brievenbus aan je voordeur, maar je kijkt er nooit in. Facturen stapelen zich op, en niemand weet het. Dat is precies wat er kan gebeuren met je digitale platform. Jouw Bill to Box, Billit of Teamleader-account is jouw digitale brievenbus — en wij zijn de postbode die er elke dag op rekent dat jij hem leegmaakt.

Wat vragen we concreet?

Meld je minstens elke 2 weken aan in je platform.

Aanvaard alle inkomende facturen en archiveer ze — niet-aanvaarde facturen bereiken ons niet!

Laad ook manueel de facturen op die niet automatisch binnenkomen (ook om de 2 weken):

   - Verzekeringsfacturen

   - Restauranttickets en representatiekosten

   - Buitenlandse facturen

Wij werken hiervoor onder andere met:

  • Bill to Box
  • Billit
  • Teamleader
  • Falco
  • Dexter

We vragen om alle documenten netjes digitaal op te laden zodat uw administratie correct, overzichtelijk en up-to-date blijft.

 

 

Een goede administratie draait niet alleen om verplichtingen naleven.
Het gaat vooral om meer rust creëren, overzicht bewaren en met vertrouwen kunnen ondernemen.